経費精算を効率よく行うためには

経理業務の代表的な仕事に、経費の精算作業があります。かつては勘定科目ごとに仕訳をし、正当に経費が使われているかをチェックしながら、精算業務をしていたことでしょう。けれど、時代はグローバル化し、大きな企業であれば国内はもとより、海外での経費も発生します。海外で発生した経費は、当然のことながら現地通貨でやり取りされますが、精算を日本企業で行うなら、レート換算の必要性も起こってくるでしょう。正当に使われているかどうかのチェックは、各会社ごとに独自の指針があると思われますが、実際の処理業務を行うにあたっては、もはや経費精算ソフトが不可欠の時代になりました。さまざまなソフトが開発され、販売されていますので、どのようなソフトが会社の経理処理にもっとも適合しているか、それを見極める目がまず求められると言えます。

経費精算システムのメリットというのは

経費精算システムのメリットはミスを失くすことができる、ということにあります。紙ベースでの申請、承認、という形の場合、どうしても交通機関の区間や金額を調べたり、記入や計算にミスがないかを確認したりする作業をしないといけないのです。これがとても面倒なことになります。しかし、システム化していれば、それが解消されるのです。外部データと連動させることによって、区間の交通費計算を勝手にやってくれるのです。これはとても有難いことです。そもそも経費の計算というものは、やることの割には大したメリットがないのです。それでもやらないといけないことですし、必須の仕事であるといえます。しかし、それでも効率化できることができるのであれば、そうしたほうがよいことです。だから、システム化したものを導入するのです。簡単にできるようになります。

経費精算業務の本質に

経費精算という仕事を経験した人に共通する意見に、さまざまなことがコンピューターによって処理されるようになった今でも、まだまだ手作業による仕事が意外と多いというものがあります。経理部門においては、経費という費用の性質上、それが適正に使われたかどうかの判断が不可欠であることから、どうしても人的にチェックする必要が生じるのはやむを得ません。実際のところ、会社によってそのシステムの構築には大きなばらつきが見られます。申請者側から見ると、紙やエクセルによる管理作業をしている人は依然として多く、経費精算ソフトが導入されているところは4割にも満たないという報告例もあります。ビジネスパーソンにとって、経費というのは多くの場合、いったん立て替えてから戻ることが多いお金だけに、ここがルーズだとイタイ出費になってしまいます。経理担当者だけでなく、社員全員が経費に対する意識を変えることも、経費精算には不可欠なのではないでしょうか。

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