経費精算はどうやっているのか

経費というのは会社での支出というものです。仕事に必要な伝票やペンなど、またはガソリン代といったものが経費となります。よくお店などで支払いをする時に、領収書を書いてもらうと思います。それは精算する時に必要だからです。会社からの支出ということで月末に経費精算する為に必要な書類となります。精算の仕方は手書きで台帳に記入も出来もできますし。今はパソコンで管理をします。パソコン内にエクセルというソフトがあり、そこで計算表を作ることができ経費をまとめるのです。こいう作業をするのは、事務員の方がよくやっています。大きい会社ともなるとパソコンでのやり取りが多くなります。パソコンになれないという人は手書きで台帳に記入します。精算をすることで月々の支出がわかり管理しやすくなるのです。私たちもよくやっている家計簿と同じようなやり方なのです。

私の会社での経費精算の仕方

私の働いている会社では、社員の人が立て替える立替経費といものがあります。それはどういったものかというと私の会社は建設業なので自宅。もしくは待ち合わせ場所から当日行う作業の現場までのガソリン代や高速費を主に指します。以前まではガソリンスタンドと契約をし、必要な燃料はその場所で入れてもらうという形をとっていました。しかし、現場の場所は固定ではなく日、月、年によってばらばらなので現場からの帰り道で燃料がなくなってしまうと結局実費になってしまうというケースが増えてしまいました。だったら、仕事終わりにそこのスタンドに寄って燃料の補給をすればいいという案もありましたが、各自自宅の場所もさまざまであり、就業後なので疲れているため、現場から直帰の方が早い場合にわざわざというのもかわいそうかなとなりました。今は、一度立替えてもらい日報の締日にレシートを提出してもらい支払うという経費精算の形をとっています。

経費精算システムというものがあります

経費精算システムというものがあります。要するに経費を精算するための専門システム、ということです。メリットとしては、経理部門の無駄を大幅に削減し、間接コストを削減できることです。金銭的な利益、とすぐに見ることができないのですが、それでも人件費の節約はできます。また、当然のことですが、1人1人の従業員が、申請や承認の処理に費やす時間を削減できます。これも事業の効率化のためには必要なことであるといえます。さらにそうしたシステムには大抵、支払一覧表や、分析表を作成するための機能がついているものです。つまりは、どんなところで無駄があるのか、ということを判断しやすくなるのです。コンピューターですから、チェック・修正の時間が削減できますので、経理部門としても仕事が楽になります。これは大きなメリットであるといえます。

上記の通り、実は経費精算を行うためにも人件費という経費がかかります。 経理部は社内の無駄な支出を抑え、適切なものにすることが重要な業務の1つだと思いますが、その精算に今までかなりのムダがあった。ということになります。前述の経費精算システムを利用すれば、無駄を大幅に抑えることになります。 いくつかの経費精算ツールがリリースされているようですが、社内の状況と照らしあわせて最適なものを選ぶ必要があるでしょう。例えば経費精算だけではなく、交通費精算も昔ながら紙を使って申請や承認を行っている場合は交通費精算も出来るシステムを選ぶほうが賢い選択といえます。また、色々グループウェアのように色々出来るものではなく経費精算ならネクストICカードというように、特化しているものもピンポイントでいいと思います。使わない機能は邪魔になり手間が増えるだけです。社内に最適なものが一番でどれが一番いい。といえるものではないと感じます。

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